5 Claves para Reuniones Efectivas y Productivas

5 Claves para Reuniones Efectivas y Productivas

Durante mi vida profesional he tenido que sufrir multitud de reuniones improductivas. Por esto valoro muchísimo cuando asisto a una reunión bien preparada y planificada, y que sigue los parámetros que podemos resumir en estas 5 claves:

Limitar el tiempo.

Según últimos estudios publicados la mente humana no puede atender de forma continua más de 40 minutos. Si nuestra reunión dura más de esos 40 minutos, porque no queda más remedio, lo ideal es hacer pequeños descansos de 5-10 minutos.

¿Cual es el objetivo de la reunión? ¿Qué la gente asista?, o ¿qué la gente se entere de lo que se dice?

 

2 Realizar Orden del Día.

Es fundamental planificar con anterioridad la reunión, marcando objetivos, asistentes, tiempo a aplicar y lugar de reunión.

También es importante poner en primer lugar las tareas más importantes, así como intentar delimitar el tiempo para cada punto en el orden del día

 

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3 Hacer un Acta de la Reunión.

Es evidente que se debe de tomar nota de lo tratado, pero se debe asignar a un responsable único que sea el encargado de realizar esta labor. Así mismo, este acta se deberá pasar a limpio y en el mismo día, o al día siguiente, se debe repartir entre los asistentes. Esto puede provocar, es lógico, que alguna persona no este conforme en lo expuesto en el acta, por lo que deberá consensuarse de nuevo.

Por último, en la siguiente reunión a realizar, el acta de la anterior reunión se deberá firmar por los asistentes y leer de nuevo.

 

4 Asignar un moderador.

En la mayoría de las ocasiones la persona que realiza el acta es el responsable de moderar la reunión. Este moderador debe de tener la autoridad necesaria como para poder delimitar el tiempo en cada punto del día y ceder la palabra a quien corresponda.

La labor del moderador es fundamental. Por experiencia, ya que muchas veces me ha tocado ser moderador, la dificultad más repetida es la cortar una intervención por larga, o porque no corresponde con el punto a tratar.

 

5 Asignar sobre Objetivos: Responsable, fecha límite y primera acción.

Los resultados son objetivos, pero de nada sirve si no asignamos a un responsable. Muchas veces puede pasar que son varias las personas que deben participar en las tareas a realizar para cumplir un objetivo, pero solo uno debe de ser el responsable, solo uno.

Por otra parte se debe decidir una fecha límite, pero consensuada, ya que asignar por decreto una fecha puede provocar que se considere como irrealizable, y el resultado no será el deseado.

Por último, y no menos importante, se debe determinar la primera acción a realizar. Recordemos “camino se hace camino al andar” y la primera acción es el primer paso.

Y como siempre debe de haber un toque de humor en todo, aquí os dejo una reunión superefectiva de Jose Mota.